Når forberedelse giver handlefrihed

Når godkendelserne er på plads, før behovet opstår

I en travl hverdag er det sjældent, at arbejdet med alternative ingredienser føles presserende – indtil det pludselig er det.

Mange virksomheder ønsker at være bedre forberedt, men oplever, at opgaven med at få godkendelser på plads nemt drukner i daglige prioriteringer.

Når godkendelserne mangler, forsvinder handlefriheden i indkøbsafdelingen. Uden alternativer på plads bliver det svært at reagere hurtigt, og konsekvenserne kan mærkes i hele organisationen.

- Hos en kunde fik vi godkendt tre alternative ingredienser uden for højsæsonen. Da markedet ændrede sig, kunne indkøb handle samme dag – uden at belaste kvalitetsafdelingen eller risikere produktionsstop længere fremme, fortæller kundechef Anastassia Krotova Kildevæld.

På billedet er Anastassia Krotova Kildevæld på kontoret i Kolding.

Kortere vej fra beslutning til handling

Når ingredienser er testet og godkendt på forhånd, kan I reagere hurtigt, uden at starte fra nul. Det giver kortere tid fra beslutning til handling, mindre pres på godkendelser i kritiske situationer og større tryghed i beslutningerne, fordi dokumentation og test allerede er gennemført.

Processen kan tilrettelægges, så forberedelserne sker i et tempo, der passer til driften, og uden at tage fokus fra andre opgaver.

Hos mange virksomheder kræver det godkendelse i flere trin og involverer forskellige afdelinger:

• Kvalitetsafdelingen, hvor krav og dokumentation vurderes.

• Laboratoriet, hvor ingredienser testes og valideres.

• Produktionen, hvor praktiske afprøvninger skal gennemføres.

Forløbet skal derfor planlægges, så de enkelte forberedelser sker, når ressourcerne er til stede. Det kan eksempelvis være ved at placere arbejdet i lavsæsonen eller få godkendelserne ind i eksisterende processer. På den måde bliver arbejdet ikke en forstyrrelse, men en naturlig del af driften – og resultatet er gradvist flere alternative ingredienser klar til brug, når markedet ændrer sig.

Samarbejde om test og dokumentation

Vi samarbejder med kunder om at finde og få godkendt de rigtige alternativer, før behovet opstår. Det kan være forslag til ingredienser fra vores partner-netværk, understøttelse af test og dokumentation eller hjælp til at prioritere, hvor indsatsen giver mest effekt.

Som kundechef Anastassia Krotova Kildevæld siger:

- Det er, når vi får forberedt det rigtige i tide, at indkøbsafdelingen bevarer handlefriheden – og det giver ro i hele organisationen, også når markedet ændrer sig.

Der, hvor godkendelser af alternative ingredienser er på plads i tide, står indkøbsafdelingen stærkt, når markedet ændrer sig. Det giver mulighed for at handle med det samme – uden at skabe flaskehalse eller risikere stop i produktionen.

Sådan kommer I i gang i en travl hverdag

Sammen med jer begynder vi altid med at:

1. Udpege de ingredienser, hvor en alternativ løsning giver størst værdi – enten fordi de er kritiske for produktionen, eller fordi de kan være vanskelige at skaffe.
2. Udarbejde en prioriteret liste, så alt ikke skal gøres på én gang, men i en realistisk rækkefølge.
3. Koordinere godkendelsesforløb direkte med de relevante afdelinger – typisk kvalitetsafdelingen og med vores partnere – så indkøbsafdelingen ikke forstyrres unødigt, og opgaverne placeres dér, hvor de naturligt hører hjemme.

Det betyder, at I får arbejdet struktureret med en række ingredienser, som kan behandles, når det passer bedst ind i jeres interne proces.

Vælg med omtanke – og bevar handlefriheden

Det handler ikke om at godkende alt, men om at være klar på de områder, hvor konsekvensen af at mangle en ingrediens er størst.

Når godkendelserne er på plads i tide, bevarer I handlefriheden – også i et marked, hvor vilkårene kan ændre sig fra dag til dag.

Vil I være på forkant, når markedet igen ændrer sig?

Lad os tage en fortrolig dialog om, hvordan vi kan sikre, at I er klar til at handle. Udfyld formularen, så kontakter vi jer. 

Få mere viden tilsendt hver måned

Modtag de 3 til 5 vigtigste nyheder og anbefalinger fra os - tilmeld dig her.